Ogarnij to! Subiektywny przegląd aplikacji do organizacji pracy, czasu i cyfrowego świata – część pierwsza


Na początku był chaos…Tak pewnie mogłaby się rozpoczynać niejedna opowieść o początkach budowania marki, otwierania działalności czy prowadzenia innych małych i większych przedsięwzięć biznesowych i pozabiznesowych. Im szybciej wypracujemy sobie swój sposób na organizację tego chaosu tym lepiej dla naszego projektu i zdrowia psychicznego. Dziś oprócz kartki i długopisu mamy dostęp do szeregu narzędzi online, które mogą nam to zadanie uprościć i uprzyjemnić. Nie umniejszając w niczym tradycyjnym sposobom, jeśli jest się entuzjastą nowych technologii, to aż żal nie skorzystać z ich dobrodziejstw.

Opcji jest tyle, że może być trudno się zdecydować i nie przepaść w ogromie możliwości. W tym  wpisie znajdziecie część pierwszą subiektywnego przeglądu najciekawszych aplikacji pomocnych w planowaniu pracy i zarządzaniu czasem, podzielonych na 3 kategorie. Jeśli jeszcze nie używacie żadnej z tego rodzaju aplikacji, proponuję na początek wybrać maksymalnie po jednej z każdej kategorii i korzystać z wersji darmowych tak długo, jak się da. Najprawdopodobniej dla wielu osób będą to wersje całkowicie wystarczające i w ogóle nie trzeba będzie rozważać opcji płatnych. Po pierwszym tygodniu sami będziecie wiedzieć, czy te kilka aplikacji to dla Was za dużo, czy potrzebujecie czegoś jeszcze, a może którąś trzeba zmienić, bo nie spełnia Waszych oczekiwań. Wybór należy do Was!­

Poniżej pierwsza kategoria, czyli organizacja pracy:

Trello

Intuicyjna aplikacja do tworzenia ­­­­­­list zadań, które można podzielić według zaawansowania prac (np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”) lub dodać swoje kategorie. Świetnie sprawdzi się przy pracy grupowej – do swoich tablic można zaprosić dowolną ilość osób, zorganizować zespoły, do każdego zadania przypisać osoby odpowiedzialne, dodać komentarze, etykiety, terminy i załączać pliki. Można też skorzystać z integracji z popularnymi aplikacjami np. Dropboxem, Slackiem, kalendarzem Googla itp. W wersji bezpłatnej możemy wybrać jeden z takich dodatków do każdej karty, a większą ich ilość udostępnia wersja płatna. Trello daje ogromne możliwości przy naprawdę prostej obsłudze. Udostępnia polską wersję językową i aplikację mobilną. To mój osobisty nr 1 do podstawowej organizacji pracy własnej i zespołowej. 


Asana

Aplikacja dedykowana zespołom, do organizacji zadań i monitorowania pracy. Darmowa wersja podstawowa umożliwia dodanie do 15 członków zespołu i udostępnia podstawowe funkcjonalności, takie jak podział projektu na zadania opisane tagami. Wersja płatna oferuje o wiele więcej opcji, jak chociażby wizualizację projektu w postaci osi czasu, gdzie widać postępy pracy w poszczególnych miesiącach. Dostępna w języku angielskim (i 5 innych, ale bez polskiego 😉), także w postaci aplikacji mobilnej.


Todoist

Elektroniczna „lista to do”. Jej przewaga nad wersją tradycyjną polega na tym, że sama może nam przypomnieć, co i kiedy mamy zrobić. W aplikacji tworzymy listę zadań na dany dzień, oznaczamy kategorie i nadajemy priorytety. Dodać można też zadania wykonywane cyklicznie, np. co poniedziałek. Sprawdzi się zarówno do planowania zadań w pracy, jak i domowych obowiązków – Todoist zadba, byśmy nie zapomnieli, że we wtorki warto odkurzyć, a 10go trzeba zapłacić rachunki. Na liście oznaczać można inne osoby, które dostaną powiadomienia o przydzielonych im zadaniach, więc odtąd argument „zapomniałem” przestanie mieć rację bytu – czy to w odniesieniu do sprawozdania z projektu czy podlewania kwiatków. Co więcej, Todoist interpretuje język naturalny, co oznacza, że gdy wpiszemy mu „wysłać raport w każdy poniedziałek o 12 począwszy od przyszłego miesiąca” to będzie wiedział, co z tym zrobić. Aplikacja dostępna jest również po polsku i w wersji na urządzenia mobilne. Darmowa wersja ma ogranicza ilość projektów do 80 i ilość osób w projekcie do 5. Wersja Premium oferuje m.in. przypomnienia dla zadań, komentarze, personalizację funkcjonalności np. własne etykiety i wyglądu, np. własny szablon projektu). Jest też specjalna wersja dla firm, dedykowana dla zespołów.


Any.do

Pod względem funkcjonalności to odpowiednik Todoist – czyli lista zadań online. Jest lepsze pod tym względem, że w wersji bezpłatnej nie ogranicza ilości projektów ani osób pracujących przy projekcie, udostępnia opcję komentarzy i przypomnień o zadaniach oraz ciekawą funkcję konwersji głosu na tekst, natomiast nie interpretuje języka naturalnego, nie ma polskiego interfejsu, możliwości ustawiania priorytetów oraz organizowania zespołów, a także integracji z innymi aplikacjami. Za to wersja Premium jest chyba jedną z najtańszych płatnych wersji na rynku.